RK 08.02 Almenn matvara
- Gildir frá: 05.09.2023
- Gildir til: 05.09.2025
Um samninginn
Nýr samningur tók gildi 5. september 2023 og gildir í tvö ár með heimild til framlengingar að hámarki 2 x 1 ár og getur því lengst orðið 4 ár. Samningurinn gildir nú til 05.09.2025.
Rammasamningur þessi tekur til kaupa á almennum matvælum öðrum en fiski og kjöti, s.s þurrvöru, drykkjarvöru, frystivöru, niðursuðuvöru og ferskvöru. Samningnum er skipt í 18 hluta/flokka og eitt eða fleiri USPSC flokkar og undirflokka (class):
Flokkar
|
Hluti 1 Mjólkurvörur og smjör
|
Hluti 2 Egg og eggjavörur
|
Hluti 3 Matarolíur og feiti
|
Hluti 4 Súkkulaði, sykur, sætuefni og konfekt/sælgæti
|
|
Hluti 5 Kryddblöndur, kryddlegir, kraftar, sósur, súpur og þrávarnarefni
|
Hluti 6 Brauð og bökunarvörur
|
Hluti 7 Tilbúnar matvörur
Vöruframboð í flokknum eiga við aðrar vörur en kjöt og fisk (sjá RK 08.03 Kjöt og fiskur). |
Hluti 8 Niðursoðið grænmeti og ávextir
|
|
Hluti 9 Baunir - Ferskar, niðursoðnar og þurrkaðar
|
Hluti 10 Drykkjarvörur
|
Hluti 11 Kaffi og te
|
Hluti 12 Kornvörur
|
|
Hluti 13 Hnetur og fræ og þurrkaðir ávextir Til flokksins teljast vörur í UNSPSC 50100000 (Nuts and seeds)
|
Hluti 14 Ferskir ávextir og ber
|
Hluti 15 Frosnir ávextir og ber
|
|
|
Hluti 16 Grænmeti - ferskt og þurrkað
|
Hluti 17 Grænmeti - frosið
|
Hluti 18 Næringadrykkir og vítamín, fæðubótaefni Til flokksins teljast vörur í UNSPSC 50501600 (Nutritional mineral supplements) og undirflokkar (class), þar á meðal:
|
|
Um kaup í rammasamningi
Kaupandi skal kaupa inn í rammasamningi annað hvort:
a. Með beinum kaupum á þeim kjörum og skilmálum sem eru skilgreindir í rammasamningnum. Við bein kaup í rammasamningi skulu kaupendur gera samanburð á samningsbundnum kjörum, fyrirliggjandi vörum, listaverði seljenda ofl.og ávallt skal velja hagkvæmasta kostinn fyrir stofnunina.
b. Í þeim tilvikum þar sem gerðar eru ríkari kröfur til til boðinnar vöru eða ef einstök kaup eru yfir 3.000.000 í hverjum hluta skal bjóða út í örútboði innan rammasamnings milli þeirra samningsaðila sem efnt geta samninginn. Sjá nánari umfjöllun um örútboð hér fyrir neðan.
Kaupendur áskilja sér rétt til þess á samningstíma að kaupa þær vörur og það magn sem endurspeglar þarfir þeirra og óskir á hverjum tíma. Kaupandi geta sett fram eftirfarandi valforsendur, eina eða fleiri, í örútboði:
- Fast verð eða hámarksverð (0-100%)
- Magn (0-100%)
- Innihaldsefni (0-100%)
- Hollustu merkingar (0-100%)
- Vistferill (0-100%)
- Lífrænt vottað (0-100%)
- Þjónustugeta (0-100%)
- Viðbragðstími (0-100%)
- Afgreiðslutími (0-100%)
- Afhending (0-100%)
- Umhverfisskilyrði (0-100%)
- Sérþekking (0-100%)
- Kolefnisspor (0-100%)
Tilboð skulu innihalda allan kostnað og gjöld sem hljótast af vegna verksins/vörunnar, þar með talinn rekstrarkostnað. Samningsfjárhæðir eru með virðisaukaskatt.
Afsláttur í hverjum hluta skal vera óbreyttur þótt vöruval bjóðanda kunni að taka breytingum á samningstímanum. Seljendum er ekki heimilt að undanskilja ákveðnar vörur boðinni afsláttarprósentu þ.e. ef seljandi bauð í ákveðinn hluta ber honum að veita tiltekinn lágmarksafslátt af öllum þeim vörum sem heyra þar undir.
Tilboð í sérverð skulu haldast óbreytt til 15. janúar 2024.
Heimilt er að óska eftir verðbreytingu á sérverðum tvisvar á ári, 15. jan og 15. júlí, að því tilskildu að vísitala neysluverðs í viðeigandi hluta breytist um +/‐ 3%. Samþykkt verðbreyting til hækkunar eða lækkunar á sérverðum reiknast út frá breytingu umfram +/‐ 3% á vísitölu. Sjá nánari skilgreiningu um hvaða vísitölur eru viðeigandi í hverjum hluta í tilboðsblaði
Upphafsvísitala rammasamningsins verður gildandi vísitala neysluverðs (mism. undirvísitala innan hvers viðeigandi hluta) á opnunardegi tilboða. Nánar um undirvísitölur í hverjum hluta samnings í tilboðsblaði
Óskir um verðbreytingar skulu berast 10. jan og 10. júlí og taka gildi 15 þessa mánaða. Breytta samningsverðið myndar nýjan grunn fyrir verðbreytingar í samningnum.
Komi til þess að Ríkiskaup óski eftir verðbreytingum, samanber ofangreint, verður hún send á tengilið bjóðanda.
Beiðni um verðbreytingu ásamt nýjum verðlista skal berast á tölvutæku formi í samræmi við ofangreint. Í efnislínu tölvupósts skal taka fram númer samnings og að um sé að ræða beiðni um verðbreytingu. Koma skal fram gildandi viðmiðunarvísitala og hin nýja viðmiðunarvísitala sem forsendur breytinga miðast við. Beiðni seljanda skal senda á netfangið utbod@rikiskaup.is
Verði gerðar breytingar af opinberri hálfu á tollum eða öðrum gjaldaákvörðunum vöru eða þjónustu sem hafa áhrif á verð hennar, skal verð breytast á samsvarandi hátt skv. ósk samningsaðila.
Efni seljandi til sértilboða, útsölu eða samsvarandi verðlækkana á samningstímanum skal þess gætt að aðilar að rammasamningi njóti ætíð hagstæðasta verðs sem í boði er.
Komi í ljós á samningstíma að seljandi hafi ekki veitt umsaminn afslátt af almennri verðskrá til kaupanda mun seljandi verða krafinn um leiðréttingu allt aftur til upphafs samnings.
Tilboð skulu innihalda allan kostnað og gjöld sem hljótast af vegna verksins/vörunnar, þar með talinn rekstrarkostnað. Samningsfjárhæðir eru með virðisaukaskatt.
Sérverð skulu vera föst í 6 mánuð í senn. Tafla með öllum sérverðum (uppreiknað á kg/lítraverð) verður aðgengileg fyrir alla opinbera kaupendur á innri vef samnings á samningstímabilinu.
Ef birgir á ekki vöruna sem kaupanda vantar og getur ekki útvegað hana innan 5 daga, skal hann útvega kaupanda staðgengivöru á sama verði, kjósi kaupandi það.
Ef um viðvarandi vöruvöntun er að ræða hjá seljanda á vörum sem boðið er sérverð í getur seljandi boðið staðgengivöru á sama sérverði og beðið um uppfærslu á sérverðslista. Fyrirspurnir um slíka uppfærslu skal berast til stefnumótandi innkaupa si@rikiskaup.is
Afhending og afhendingarskilmálar
Kaupendur munu panta beint frá seljanda nema sérstaklega sé um annað samið. Gerð er skilyrðislaus krafa um að einungis verði afhent, á starfsstað kaupanda, úrvals hráefni. Vara sem fullnægir ekki þeim kröfum sem gerðar eru telst ekki afhent og skal seljandi fjarlægja hana á eigin kostnað.
Bifreiðar og tæki skulu ávallt vera hrein og snyrtileg. Seljanda er ekki heimilt að koma með bifreið á afhendingarstað sem ekki hefur fullgild leyfi þar til bærra yfirvalda til notkunar (bifreiðaskoðunar og eða Vinnueftirlits), né heldur ef hún er á einhvern hátt í ólagi, úr henni lekur olía eða annar vökvi, pústkerfi er í ólagi, eða er með öðrum hætti þannig að það getur mengað, verið hættulegt, eða verið til ama umfram það sem tæki í lagi myndi vera.
Ef keypt er fyrir hærri upphæð en kr. 15.000,- (án vsk.) skal gengið út frá því að afhending sé gjaldfrjáls frá seljanda til kaupenda ef afhendingastaður er innan við 60 km frá næstu starfstöð bjóðanda.
Fyrir sendingar undir kr.15.000,- (án vsk) skal boðið sendingarverð/sendingarskilmálar gilda. Seljandi skal ávallt upplýsa kaupanda hvort sendingarkostnaður sé til staðar og hver hann er hverju sinni áður en pöntun er send af stað.
Almennt skal seljandi afhenda vöruna samdægurs eða eigi síðar en næsta virka dag eftir að pöntun er lögð fram. Seljandi skal afhenda allar pantanir á viðkomandi starfsstað, þ.e. á notkunarstað, eins og tekið er fram við gerð pöntunar og er þá miðað við að vörur séu afhentar á tímabilinu klukkan 07:00 til klukkan 14:00 eða eftir nánara samkomulagi við kaupanda.
Seljandi skal ávalt passa uppá að ganga vel frá á notkunarstað. Allar auka pakkningar og umbúðir skuli vera fjarlægðar af seljanda og fargaðar á umhverfisvænan hátt. Seljandi skal gefa kost á að kaupandi geti skilað til baka umbúðum sem fylgja reglulegum sendungum frá seljanda og að seljandi fargi þeim á umhverfisvænan hátt.
Um framkvæmd örútboða
Örútboð er innkaupaferli þar sem kaupandi leitar, með hæfilegum fyrirvara skriflegra tilboða meðal tiltekinna rammasamningshafa um skilmála sem ekki hefur verið mælt fyrir um í viðkomandi rammasamningi og lýkur jafnan með samningi við þann bjóðanda sem leggur fram besta tilboðið á grundvelli þeirra valforsendna sem fram koma í útboðsskilmálum rammasamningsins.
Ef skilmálar rammasamnings eru ákveðnir er heimilt að gera einstaka samninga við rammasamningshafa í samræmi við ákvæði rammasamnings. Ef skilmálar rammasamnings eru að einhverju leyti óákveðnir skal fara fram örútboð milli rammasamningshafa, eftir atvikum eftir að skilmálar eða tæknilegar kröfur hafa verið skýrðar nánar, allt í samræmi við eftirfarandi reglur:
a. Við gerð hvers einstaks samnings skal kaupandi ráðfæra sig skriflega við þá rammasamningshafa sem efnt gætu samninginn.
b. Kaupandi skal ákveða tilboðsfrest sem er nægilega langur til að rammasamningshafar geti gert tilboð vegna þess samnings sem um ræðir. Við mat á lengd frests skal taka tillit til hversu flókið efni samningsins er svo og sendingartíma.
c. Tilboð rammasamningshafa skulu vera skrifleg og skulu ekki opnuð fyrr en tilboðsfrestur hefur runnið út.
d. Kaupandi skal velja á milli tilboða rammasamningshafa á grundvelli valforsendna sem fram hafa komið í skilmálum rammasamnings.
Tveimur eða fleiri kaupendum í rammasamningnum er heimilt að fara í sameiginlegt örútboð. Þá eru þarfir allra kaupenda sem eiga aðild að örútboðinu teknar saman sem ein innkaup. Jafnframt skal skýrt kveðið á um hversu mikið hver kaupandi ætlar að kaupa og hvenær og með hvaða hætti sérhver kaupandi óskar eftir því að fá umbeðna vöru/þjónustu afhenta. Hvorki er vikið frá þeim kröfum sem gerðar eru til bjóðenda og vöru/þjónustu í rammasamningsútboðinu né heldur þeim ákvæðum um örútboð sem getið er um í rammasamningsútboðinu. Markmið með slíkum sameiginlegum innkaupum er annars vegar að kaupendur fái hagstæðara verð vegna meira magns og að seljendur fá tækifæri til þess að skipuleggja betur útvegun og afhendingu á því sem fyrirhugað er að kaupa í örútboðinu.
Öll almenn ákvæði rammasamnings eiga við um örútboð, þar með taldar verðbreytingar, eftir því sem við á nema annað sé sérstaklega tekið fram í viðkomandi örútboði.
Innkaupastefna matvæla fyrir Ríkisaðila
Hægt er að kynna sér matvælastefnu fyrir Ríkísaðila hér Matvælastefna Ríkisaðila
Seljendur
Skoða kjör
Kaupendur geta skoðað kjör í samningi með því að skrá sig inn.