Gagnvirk innkaupakerfi (DPS)

Í gagnvirku innkaupakerfi DPS (Dynamic Purchasing System) fara öll innkaup fram í gegnum kerfið og eru alfarið rafræn. 

Öll innkaup innan kerfisins  fara fram með milligöngu Ríkiskaupa.

Birgjar geta fengið aðgang að  kerfinu hvenær sem er að uppfylltum skilyrðum og kaupendur geta haft aðgang að hæfum birgjum í viðeigandi flokkum.

Ferli gagnvirks innkaupakerfis, þátttökubeiðnir birgja 

Ferli gagnvirks innkaupakerfis - kaupendur

Gagnvirk innkaupakerfi er ólíkt hefðbundnum rammasamningum varðandi framboð á vörum, verkum eða þjónustu.

Í 41. gr. laga um opinber innkaup 2016 nr. 120  er kveðið á um gagnvirk innkaupakerfi. 

41. gr. Gagnvirk innkaupakerfi.
Innkaup innan gagnvirks innkaupakerfis skulu framkvæmd með lokuðu útboði í samræmi við þær reglur sem um slík útboð gilda. Ákvæði 1.–3. mgr. 59. gr. skulu gilda um fresti til að skila þátttökubeiðnum vegna gagnvirks innkaupakerfis. Allir bjóðendur sem fullnægt hafa skilyrðum skv. VII. kafla skulu eiga rétt á aðild að gagnvirku innkaupakerfi. Þegar gagnvirku innkaupakerfi er komið á fót skal eingöngu stuðst við rafrænar aðferðir í samræmi við 22. gr.
Heimilt er að skipta gagnvirku innkaupakerfi niður í flokka vara, verka og þjónustu sem eru hlutlægt skilgreind á grundvelli eiginleika innkaupa innan viðkomandi flokks. Ef innkaupakerfinu er skipt niður í flokka skal tilgreina gildandi valforsendur fyrir hvern flokk.
Þegar innkaup fara fram innan gagnvirks innkaupakerfis skal kaupandi:
a. Birta opinberlega útboðsauglýsingu þar sem fram kemur að um gagnvirkt innkaupakerfi sé að ræða.
b. Tilgreina m.a. í útboðsskilmálum eðli innkaupa samkvæmt kerfinu ásamt áætluðu magni af fyrirhuguðum innkaupum auk nauðsynlegra upplýsinga um kerfið, þann rafræna búnað sem nota á ásamt tæknilegu fyrirkomulagi varðandi tengingu við kerfið og tæknilýsingar í því sambandi.
c. Tilgreina skiptingu niður í flokka vara, verka eða þjónustu og þá eiginleika sem skilgreina hvern flokk.
d. Veita með rafrænum aðferðum ótakmarkaðan, beinan og fullan aðgang að útboðsskilmálum og öðrum hugsanlegum útboðsgögnum frá og með birtingu útboðsauglýsingar og til þess tíma þegar kerfið fellur úr gildi. Kaupandi skal í tilkynningu tilgreina vefslóð þar sem hægt er að nálgast umrædd gögn.
Meðan á gildistíma gagnvirks innkaupakerfis stendur skal kaupandi gefa öllum fyrirtækjum kost á að leggja fram þátttökutilkynningu og fá aðgang að innkaupakerfi með þeim skilyrðum sem um ræðir í 1. mgr. Kaupandi skal taka afstöðu til þess hvort þátttökutilkynning uppfylli skilyrði innan tíu daga frá viðtöku hennar. Þó er heimilt að lengja frestinn í 15 daga í sérstökum rökstuddum tilvikum. Þá er einnig heimilt að framlengja þennan frest svo framarlega sem engin tilboð berast á sama tíma. Kaupandi skal hafa tilgreint tímalengd á framlengdum fresti í útboðsgögnum. Kaupandi skal upplýsa fyrirtæki eins fljótt og kostur er um hvort það hafi fengið aðgang að innkaupakerfi eða ekki.
Kaupandi skal bjóða öllum fyrirtækjum sem aðild hafa fengið að gagnvirku innkaupakerfi að leggja fram tilboð fyrir einstök innkaup sem gera á innan kerfisins. Hafi innkaupakerfinu verið skipt niður í flokka vara, verka eða þjónustu skal kaupandi bjóða öllum fyrirtækjum að leggja fram tilboð sem fengið hafa aðgang að þeim flokki sem svarar til hinna tilteknu innkaupa. Gefa skal minnst tíu almanaksdaga til að leggja fram tilboð. Kaupandi skal grundvalla val tilboðs á hagkvæmasta tilboði samkvæmt forsendum fyrir vali tilboðs sem fram komu í útboðsauglýsingu innkaupakerfisins. Þessar forsendur má skilgreina nánar í boði um að leggja fram tilboð.
Kaupanda er hvenær sem er á gildistíma gagnvirks innkaupakerfis heimilt að krefjast þess að fyrirtæki sem fengið hefur aðild að gagnvirku innkaupakerfi leggi fram endurnýjaða og uppfærða hæfisyfirlýsingu, sbr. 1. mgr. 73. gr., innan fimm virkra daga frá þeim degi þegar beiðni um það var lögð fram.
Kaupandi skal tilgreina gildistíma gagnvirks innkaupakerfis í útboðsauglýsingu. Ekki er heimilt að heimta gjald vegna umsókna um aðild að innkaupakerfi eða aðildar að því.