UM SAMNINGINN

Samningurinn tók gildi 21. nóv 2023, með gildistíma til tveggja ára og með tvær heilmildir til framlengingar til eins árs í senn.
Samningurinn gildir nú til 21.11.2025.

Kaupendur athugið að kaup á búnaði fellur ekki undir þennan samning, hvorki símtæki né netbúnaður.

• Kominn á samningur í öllum hlutum. Samningnum er skipt upp í 4 hluta.

1. Farsímaþjónustu
2. SIP þjónustu
3. Nettengingar í heimilisrými
4. Nettengingar í atvinnurými

• Öll kjör og listi með verðum í vörukörfu er aðgengilegur á innri vef fyrir kaupendur á heimasíðu samnings.
• Ef einhverjar spurningar vakna þá má hafa samband við verkefnastjóra hildur@rikiskaup.is

Helstu atriði samnings

Kaup í rammasamningi

Kaupandi skal kaupa inn í rammasamningi:

1. Stofnanir með áætluð heildarviðskipti í hverjum hluta undir 3 m.kr. á ári skulu kaupa með beinum kaupum á þeim kjörum og skilmálum sem eru skilgreindir í rammasamningnum. Við bein kaup í rammasamningi skulu kaupendur gera samanburð á samningsbundnum kjörum og verði seljenda. Ávallt skal velja hagkvæmasta boðið.
2. Stofnanir með áætluð heildarviðskipti í hverjum hluta yfir 3 m.kr. á ári skulu bjóða út með örútboði innan rammasamnings milli þeirra rammasamninghafa sem efnt geta samninginn. Sjá nánari umfjöllun um örútboð hér fyrir neðan.

Svo fremi sem málefnalegar forsendur tengjast eðli samnings er heimilt í örútboði setja fram eftirfarandi valforsendur:

Verð 50-100%
Þjónusta, umfang, vottun 0-50%
Gæði, einsleitni umhverfis (viðbót við fyrirliggjandi vörulínur) o.fl. 0-30%
Skiptikostnaður milli tegunda sem fyrir er 0 -30%
Aukin umhverfisskilyrði 0-50%
Gæðavottanir vöru eða þjónustu 0-50%
Gæði (tæknilegir/vinnuhagræðilegir/hönnunarlegir eiginleikar) 0-50%
Útlit, s.s. litur, form osfrv. 0-30%
Afgreiðslu- og afhendingartími 0-50%

Hvað varðar ofangreindar valforsendur og vægi þeirra í væntanlegum örútboðum, þá verður kröfum sem skilgreindar verða á grundvelli ofangreindra valforsenda, sem og vægi þeirra, lýst ítarlega í örútboðsgögnum.

Bjóðendur athugið að kaupendum er heimilt að efna til örútboðs meðal seljenda innan rammasamningsins ef fyrirfram skilgreindar vörur í rammasamningi þessum uppfyllir ekki ítarlegar kröfur sem kaupendur gera til vöru til skyldra nota og þessi rammasamningur gerir ráð fyrir. Einnig er kaupendum heimilt að hafa auka- fylgivöru sem tengist hinu boðna sem hluta af örútboði á vörum og búnaði.

Kaupendum í örútboðum er heimilt að ítra kröfur til boðinnar vöru/þjónustu umfram lágmarksskilyrði sem sett eru til vöru/þjónustu í þessu útboði. Sama gildir um áskilnað í örútboði um aukið hæfi til bjóðenda til fullnustu vöru og þjónustu.

Verð og verðbreytingar

Samin kjör innihalda allan kostnað og gjöld sem hljótast af vegna verksins/vörunnar/þjónustunnar þar með talinn rekstrarkostnaður. Samningsfjárhæðir eru með virðisaukaskatti.

Heimilt er að óska eftir verðbreytingu einu sinni á ári, í fyrsta lagi 12 mánuðum eftir að bindandi samningur kemst á. Verðbreytingarbeiðni skal berast fyrir 10. dag 12. mánaðar frá gerð bindandi samnings en að öðrum kosti framlengist samningsverð um aðra 12 mánuði. Afstaða skal tekin til verðbreytingar fyrir síðasta dag 12. mánaðar og tekur gildi fyrsta dag 13. mánaðar. Eftir að verðbreyting hefur verið samþykkt er heimilt að óska eftir verðbreytingu einu sinni að hverjum 12 mánuðum liðnum frá síðustu verðbreytingu.

Verðbreytingar miðast við árlega breytingu á undirvísitölum neysluverðs án húsnæðis nr.0813 (símaþjónusta), 08131 (símanotkun), 081312 (farsímaþjónusta), 081313 (símaþjónusta önnur) og 08132 (internettengingar). Verðbreyting verður reiknuð út frá sameiginlegri breytingu á vísitölum yfir tólf mánaða tímabil vegna síðastliðins árs. Aðeins er hægt að óska eftir verðbreytingum verði hækkun eða lækkun á vísitölum um sem nemur umfram +/- 3%. Samþykkt verðbreyting til hækkunar eða lækkunar reiknast út frá sameiginlegri breytingu umfram +/- 3% á fyrrnefndum vísitölum. Breytta samningsverðið myndar nýjan grunn fyrir verðbreytingar í samningnum.

• Grunnur fyrir verðbreytingu miðast við samlagningu þessara undirvísitala M09 2023 sem eru 203,7 stig.

Boðinn afsláttur reiknast frá gjaldskrá eins og hún er auglýst hverju sinni á heimasíðu bjóðanda. Birti seljandi ekki gjaldskrá á heimasíðu skal hann, reglulega eða eigi sjaldnar en á 3ja mánaða fresti, afhenda kaupanda gildandi gjaldskrá. Efni seljandi til sértilboða, útsölu eða samsvarandi verðlækkana á samningstímanum skal þess gætt að aðilar að rammasamningi njóti ætíð hagstæðasta verðs sem í boði er.
Seljandi skal tilkynna um almennar verðbreytingar á verðlistaverði/gjaldskrá (öðrum þjónustum og vörum en tilgreindar eru í tilboðsskrá) með að minnsta kosti 2ja vikna fyrirvara.

Beiðni um verðbreytingu skal fylgja stuttur rökstuðningur sem hefur að geyma upplýsingar um vísitölubreytingu sl. árs og efni breytingar ásamt útreikningi. Samþykkt verðbreyting myndar nýjan grunn sem frekari verðbreytingar miðast við. Samþykkt verðbreyting getur ekki gilt afturvirkt og því ber seljandi ábyrgð á því að skila beiðni um breytingu stundvíslega inn með hliðsjón af ofangreindum tímamörkum. Beiðni seljanda skal senda á netfangið si@rikiskaup.is“

Greiðslur

Samþykktir reikningar verða greiddir af kaupanda, eigi síðar en 30 dögum eftir lok úttektarmánaðar. Eindagi skal vera sá sami og gjalddagi.

Allir reikningar skulu vera með rafrænum hætti, þ.e.a.s. á XML formi og miðlað í gegnum skeytamiðlara. Ekki er tekið við PDF reikningum í gegnum tölvupóst.

Að auki má finna frekari leiðbeiningar um rafræna reikninga á heimasíðu Fjársýslu ríkisins: https://www.fjs.is/fraedsla-og-verklagsreglur/rafraenir-reikningar/

Dráttarvextir skulu ekki vera hærri en skv. 6. gr. laga um vexti og verðtryggingu nr. 38/2001.

Um reikninga og upplýsingagjöf

• Reikningar skulu sendir mánaðarlega og vera skýrt fram settir og með þeim hætti að kaupandi geti auðveldlega áttað sig á fjölda eininga, einingaverði og afslætti sem hann fær af hverri einingu (% og upphæð).
  
  
• Rafrænt form reiknings skal þó vera eins fáar línur og mögulegt er. Línur sem eru á 0 kr skulu ekki koma fram á rafrænum reikningum og sama gildir um þjónustur sem fara inn og út (100% afsláttur). Númer og allar undirþjónustur skulu vera dregnar saman í eina línu á rafrænu formi (allar þjónustur, notkun og afslættir) en skulu koma fram í sundurliðun á fylgiskjölum.
  
  
• Á að minnsta kosti 6 mánaða fresti (eða oftar ef kaupandi óskar þess sérstaklega) skal seljandi draga saman heildarmynd veittrar þjónustu og sýna hana með myndrænum hætti, m.a. þróun hvers mánar á helstu þjónustuflokkum og samanburð við eldri tímabil, þar sem gögn eru til staðar.
  
  
• Bjóðandi skal skila sundurliðun reiknings á tölvutæku formi (t.d. excel) ef kaupandi óskar þess. Sé slík þjónusta til staðar á aðgangsstýrðri þjónustusíðu kaupanda telst það fullnægjandi.
  
  
• Uppsetning reikninga skal útfærð sameiginlega milli seljanda og kaupanda og skal samræmast viðskiptaskilmálum kaupanda. M.a. varðandi skiptingu þjónustu á viðföng/deildir og kostnaðarstöðvar. Kaupandi skal geta skilgreint heiti á reikningum og merkja þjónustur eins og honum sýnist best kostur.
  
  

Kreditreikningar

• Reikningar sem uppfylla ekki ofangreindar kröfur verður hafnað og skal bjóðandi fella þá niður og gefa út nýja leiðrétta reikninga í staðinn.
• Kreditreikningar skulu keyrðir út og sendir rafrænt innan 5 virkra daga frá því að tilkynning um rangan reikning berst.
• Kreditreikningur skal innihalda reikningsnúmer þess reiknings sem hann leiðréttir. Kreditreikningar þurfa einnig að innihalda allar aðrar upplýsingar sem upphaflegi reikningurinn innihélt.