Um kaup í rammasamningi

Kaupandi skal kaupa inn í rammasamningi með eftirfarandi hætti:

a. Með beinum kaupum á þeim kjörum og skilmálum sem eru skilgreindir í rammasamningnum. Við bein kaup í rammasamningi skulu kaupendur gera samanburð á samningsbundnum kjörum, fyrirliggjandi vörum, listaverði seljenda ofl.og ávallt skal velja hagkvæmasta kostinn fyrir stofnunina.

Ef birgi á ekki vöruna sem kaupanda vantar og getur ekki útvegað hana innan 5 daga, skal hann útvega kaupanda staðgengivöru á sama verði, kjósi kaupandi það.

Ef um viðvarandi vöruvöntun er að ræða hjá seljanda á vörum sem boðið er sérverð í (verð í vörukörfu) getur seljandi boðið staðgengivöru á sama tilboðsverði og beðið um uppfærslu á vörukörfu. Fyrirspurnir um slíka uppfærslu skal berast til stefnumótandi innkaupa si@rikiskaup.is

b. Örútboð. Í þeim tilvikum þar sem gerðar eru ríkari kröfur til boðinnar vöru eða ef einstök kaup/kaup innan tímabils eru yfir kr. 3.000.000 í hverjum hluta skal bjóða út í örútboði innan rammasamnings milli þeirra samningsaðila sem efnt geta samninginn.

Kaupendur áskilja sér rétt til þess á samningstíma að kaupa þær vörur og það magn sem endurspeglar þarfir þeirra og óskir á hverjum tíma.

Eftirfarandi valforsendur, eina eða fleiri, geta kaupendur sett fram að því gefnu að ekki sé um skal kröfur að ræða sem allir bjóðendur þurfa að uppfylla skv. tæknilýsingu/kröfulýsingu örútboðs:

• Fast verð eða hámarksverð (0-100%)
• Magn (0-100%)
• Innihaldsefni (0-100%)
• Hollustu merkingar (0-100%)
• Vistferill (0-100%)
• Lífrænt vottað (0-100%)
• Þjónustugeta (0-100%)
• Viðbragðstími (0-100%)
• Afgreiðslutími (0-100%)
• Afhending (0-100%)
• Umhverfisskilyrði (0-100%)
• Sérþekking (0-100%)
• Kolefnisspor (0-100%)
• Pakkningar/umbúðir (0-100%)

Verð og verðbreytingar

Tilboð skulu innihalda allan kostnað og gjöld sem hljótast af vegna vörunnar, þar með talinn rekstrarkostnað. Samningsfjárhæðir eru með virðisaukaskatt.

Komi í ljós á samningstíma að seljandi hafi ekki veitt umsaminn afslátt af almennri verðskrá til kaupanda mun seljandi verða krafinn um leiðréttingu allt aftur til upphafs samnings.

Afhending og afhendingarskilmálar

Kaupendur munu panta beint frá seljanda nema sérstaklega sé um annað samið. Gerð er skilyrðislaus krafa um að einungis verði afhent, á starfsstað kaupanda, úrvals hráefni. Vara sem fullnægir ekki þeim kröfum sem gerðar eru telst ekki afhent og skal seljandi fjarlægja hana á eigin kostnað.

Bifreiðar og tæki skulu ávallt vera hrein og snyrtileg. Seljanda er ekki heimilt að koma með bifreið á afhendingarstað sem ekki hefur fullgild leyfi þar til bærra yfirvalda til notkunar (bifreiðaskoðunar og eða Vinnueftirlits), né heldur ef hún er á einhvern hátt í ólagi, úr henni lekur olía eða annar vökvi, pústkerfi er í ólagi, eða er með öðrum hætti þannig að það getur mengað, verið hættulegt, eða verið til ama umfram það sem tæki í lagi myndi vera.

Ef keypt er fyrir hærri upphæð en ISK 15.000 án vsk skal afhending vera frí frá seljanda til kaupenda á höfuðborgarsvæðinu og á pósthús eða til viðeigandi flutningamiðstöðva til kaupenda utan höfuðborgarsvæðis. Höfuðborgarsvæðið er skilgreint sem Reykjavík, Hafnarfjörður, Kópavogur, Seltjarnarnes, Mosfellsbær, Garðabær og Kjalarnes.

Bjóðandi skal gefa upp sendingarkostnað fyrir lægri innkaup en ISK 15.000 með tilboðinu sínu. Sendigarkostnaðurinn skal vera fyrir afhendingar til kaupenda á höfuðborgarsvæðinu eða á pósthús eða til viðeigandi flutningamiðstöðva til kaupenda utan höfuðborgarsvæðis. Seljandi skal ávallt upplýsa kaupanda hvort sendingarkostnaður sé til staðar og hver hann er hverju sinni áður en pöntun er send af stað.

Almennt skal seljandi afhenda vöruna samdægurs eða eigi síðar en næsta virka dag eftir að pöntun er lögð fram. Seljandi skal afhenda allar pantanir á viðkomandi starfsstað, þ.e. á notkunarstað, eins og tekið er fram við gerð pöntunar og er þá miðað við að vörur séu afhentar á tímabilinu klukkan 07:00 til klukkan 13:00 eða eftir nánara samkomulagi við kaupanda.
Seljandi skal ávallt passa uppá að ganga vel frá á notkunarstað. Allar auka pakkningar og umbúðir skuli vera fjarlægðar af seljanda og fargaðar á umhverfisvænan hátt. Seljandi skal gefa kost á að kaupandi geti skilað til baka umbúðum sem fylgja reglulegum sendungum frá seljanda og að seljandi fargi þeim á umhverfisvænan hátt.

Um framkvæmd örútboða

 Örútboð skal fara fram, ef óskað er eftir föstum samningi um afhendingu kjöt og/eða fisks í tiltekinn tíma (meira en viku og samningsfjárhæð er yfir 3 mkr.) eftir atvikum eftir að skilmálar eða tæknilegar kröfur hafa verið skýrðar nánar, allt í samræmi við eftirfarandi reglur:

1. Við gerð hvers einstaks samnings skal kaupandi ráðfæra sig skriflega við þá rammasamningshafa sem efnt gætu
2. Kaupandi skal ákveða tilboðsfrest sem er nægilega langur til að rammasamningshafar geti gert tilboð vegna þess samnings sem um ræðir. Við mat á lengd frests skal taka tillit til hversu flókið efni samningsins er svo og sendingartíma.
3. Tilboð rammasamningshafa skulu vera skrifleg og skulu ekki opnuð fyrr en tilboðsfrestur hefur runnið út.
4. Kaupandi skal velja á milli tilboða rammasamningshafa á grundvelli valforsendna sem fram hafa komið í skilmálum rammasamnings og hann hefur sett fram í örútboðsskilmálum. Séu engar valforsendur tilgreindar í örútboðsskilmálum ræður verð niðurstöðu örútboðs.

Tveimur eða fleiri kaupendum í rammasamningnum er heimilt að fara í sameiginlegt örútboð. Þá eru þarfir allra kaupenda sem eiga aðild að örútboðinu teknar saman sem ein innkaup. Jafnframt skal skýrt kveðið á um hversu mikið hver kaupandi ætlar að kaupa og hvenær og með hvaða hætti sérhver kaupandi óskar eftir því að fá umbeðna vöru/þjónustu afhenta. Hvorki er vikið frá þeim kröfum sem gerðar eru til bjóðenda og vöru/þjónustu í rammasamningsútboðinu né heldur þeim ákvæðum um örútboð sem getið er um í rammasamningsútboðinu. Markmið með slíkum sameiginlegum innkaupum er annars vegar að kaupendur fái hagstæðara verð vegna meira magns og að seljendur fá tækifæri til þess að skipuleggja afhendingu á því sem fyrirhugað er að kaupa í örútboðinu.

Öll almenn ákvæði rammasamnings eiga við um örútboð eftir því sem við á nema annað sé tekið fram.

Nánar um örútboð

Umhverfisskilyrði og umhverfisvottun

Ríkiskaup vinna eftir stefnu ríkisstjórnarinnar um vistvæn innkaup og grænan ríkisrekstur. Markmiðið með stefnunni er að tekið sé tillit til umhverfissjónarmiða við öll innkaup ríkisins, um leið og kostnaður og gæði eru metin. Þannig er dregið úr umhverfisáhrifum opinberrar starfsemi um leið og hvatt er til nýsköpunar og samkeppni á markaði um leiðir til að minnka álag á umhverfið.

Margar ríkisstofnanir taka þátt í Grænum skrefum í ríkisrekstri og færa grænt bókald. Því er mikilvægt fyrir seljendur/birgja í rammasamningum ríkisins að vera undirbúnir undir aukna eftirspurn eftir vistvænum vörum og lausnum.
Í samræmi við stefnu um vistvæn innkaup og grænan ríkisrekstur er það yfirlýst markmið Ríkiskaupa að rammasamningar ríkisins skuli uppfylla grunnviðmið umhverfisskilyrða í þeim vöruflokkum þar sem slík skilyrði hafa verið útbúin. 

Eftirfarandi umhverfisskilyrði eru gerð til bjóðenda og skulu valdir seljendur uppfylla þau á samningstímanum: 

• Bjóðandi skal hafa umhverfisstefnu þar sem fram koma að lágmarki: upplýsingar um hvernig sorpflokkun er háttað og markmið hans um minnkun kolefnisspors síns, hvernig hann hyggst uppfylla þau og á hvaða tíma.
• Bjóðandi skal uppfylla lágmarksskilyrði grunnviðmiða er varða plastumbúðir. Ef vara er afhent í umbúðum úr plasti skulu umbúðirnar ekki innihalda pólývínýlklóríð (PVC) eða plastefni úr öðrum tegundum klóraðra efna. Viðmið er uppfyllt ef bjóðandi staðfestir það hér að neðan. Kaupanda er heimilt að sannreyna hvort viðmið séu uppfyllt á samningstímabilinu.
• Viðmið umhverfisskilyrða eru byggð á viðmiðum umhverfismerkjanna; Norræni Svanurinn og Evrópublómið. Sé vara eða þjónusta vottuð með þessum umhverfismerkjum er það fullnægjandi staðfesting á því að viðmiðin séu uppfyllt.
• Þeir bjóðendur sem bjóða lífrænt framleidda vöru skulu uppfylla lágmarksskilyrði grunnviðmiðanna og sýna fram á það með viðurkenndu alþjóðlegu eða innlendu merki. Þær upplýsingar munu birtast á vef Ríkiskaupa til upplýsinga fyrir kaupendur.