Örútboð

Hvað er örútboð?

Örútboð er formlegt ferli þar sem niðurstaðan er ákveðin kaup á vöru eða þjónustu þar sem hagstæðasta tilboð er valið út frá valforsendum kaupanda. Það er því sjálfstæð innkaup innan rammasamnings, þar sem formlegri útboðsskyldu hefur verið sinnt með rammasamningsútboðinu.

Ef öll tilboð eru hærri en kostnaðaráætlun kaupanda, þá getur hann hafnað öllum tilboðum, en til þess þarf kostnaðaráætlun að liggja fyrir við opnun tilboða. Kostnaðaráætlun er jafnan birt við opnun tilboða.

Tilgangurinn með örútboðum er að ná sem bestum kjörum fyrir tiltekin innkaup hverju sinni.

Örútboð er ekki það sama og óformleg verðkönnun eða verðfyrirspurn.

Hverjir geta gert örútboð?

Hver og einn kaupandi sem er aðili að rammasamningum Ríkiskaupa, getur farið í örútboð eða nokkrir kaupendur tekið sig saman og farið í sameiginlegt örútboð.

Kaupandi getur með einföldum hætti sent út örútboð  eða leitað ráðgjafar eða liðssinnis Ríkiskaupa, jafnvel látið Ríkiskaup sjá alfarið um örútboðið. 

Hvernig er örútboð framkvæmt?

 Í rammasamningum er áskilinn réttur til að skilgreina nánar auknar tæknilegar og/eða fjárhagslegar kröfur eftir eðli og umfangi verkefnisins. 

Valforsendur sem kaupendur geta m.a. sett fram í matslíkani örútboðs koma fram í útboðsgögnum rammasamningsins. Í örútboðum er hagkvæmasta verðið  látið ráða vali á seljenda að uppfylltum öðrum skilyrðum sem kaupandi setur fyrir innkaupunum og þeim skorðum sem fyrir eru í rammasamningnum, upplýsingar um aðrar valforsendur má finna í hverjum og einum rammasamningi. 

Kaupandi gerir stutta samantekt á þeirri vöru eða þjónustu sem hann vill falast eftir. Þar skal því lýst sem fyrirhugað er að kaupa, umfangi þess, hvaða þjónustu það felur í sér og hvaða kröfur eru gerðar til gæða og faglegrar þekkingar bjóðenda. 

Einnig er ákjósanlegt að tiltaka í örútboðsgögnum hæfilegan tilboðstíma, frest til þess að gera fyrirspurnir og athugasemdir og senda síðan á mögulega bjóðendur/samningshafa. 

Samantektin er send til allra seljenda í rammasamningnum og óskað eftir t.d. föstu tilboðsverði eða hámarksverði í tiltekið verkefni, að almennum kröfum rammasamnings og sértækum kröfum verkefnisins uppfylltum.

Örútboð getur farið fram hvort heldur með rafrænum hætti eða skriflegum.

Við hvern og einn rammasamning á rikiskaup.is er að finna leiðbeiningar og þar getur kaupandi með einum smelli sent sín örútboðsgögn beint til allra mögulegra seljenda, hnappur til þess er undir flipanum "Seljendur".

Tilboð metin

Hagkvæmasta tilboð valið samkvæmt valforsendum örútboðsins.

Mikilvægt er að ferlið allt sér gegnsætt og rekjanlegt til þess að auka tiltrú seljenda á ferlinu. Upplýsa þarf alla bjóðendur innan viðkomandi rammasamnings um framvindu og niðurstöðu innkaupanna, þ.e. hvaða tilboð bárust, hver hlaut samninginn og hverjar valforsendurnar voru oftast lægsta verðið.

Gæta verður að því að breyta ekki hæfniskröfum og valforsendum í örútboði frá því sem ákveðið er í rammasamningi.