Hlutverk kaupanda, Ríkiskaupa og ráðgjafa

Hlutverk kaupanda

Kannar hvaða lausnir eru í boði á markaðnum. Sjá 45. og 46. gr. OIL um hvaða samskipti má hafa við seljendur á þessum tíma.
Tryggir að fjárveiting sé til staðar áður en innkaupaferlið hefst.
Tilnefnir starfsmenn í verkefnið og býr til verkefnahóp eða stýrihóp ef þurfa þykir miðað við umfang verkefnis.
Sé kaupandi aðili að rammasamningum Ríkiskaupa er skylt að kaupa inn skv. þeim í samræmi við skilmála þeirra. Einnig gera Ríkiskaup í einhverjum tilfellum samninga f. hönd A-hluta stofnana með sameiginlegum örútboðum.
Upplýsingar um rammasamninga.
Séu innkaup útboðsskyld skv. 23. gr. OIL þarf að auglýsa útboð á utbodsvefur.is og einnig í rafrænum viðbæti við stjórnartíðindi EB sem kallast TED (Tenders electronic daily).
Allar A-hluta stofnanir fara með útboð yfir viðmiðunarmörkum í gegnum Ríkiskaup skv. reglugerð um fyrirkomulag innkaupa ríkisins nr. 755/2019.
Kemur á samstarfi við Ríkiskaup með verkbeiðni. Sumir kaupendur hafa samning við Ríkiskaup varðandi fyrirkomulag innkaupaþjónustu sbr. 2. mgr. 100. gr. OIL og er þá unnið í samræmi við þann samning.
Tekur saman tölur yfir núverandi kostnað, gerir kostnaðaráætlun, skilgreinir tæknilýsingu og umfang verkefnis. Hér gæti verið gagnlegt að ræða við Ríkiskaup um möguleika á nýsköpun með því að skilgreina þarfir fremur en tæknilega eiginleika þess sem á að kaupa.
Tekur saman upplýsingar um reynslu af fyrri samningum. Ef fyrri samningur hefur reynst illa, er mikilvægt að setja fram skilmála í útboðsgögnum til að koma í veg fyrir að slíkt endurtaki sig.
Velur í samstarfi við Ríkiskaup tegund innkaupaferils sem hentar verkefninu skv. 33. gr. OIL , hvaða hæfiskröfur (skv. 69.–72. gr. OIL og 12. gr. rgj. 955/2016) skulu gerðar til seljenda og hvaða valforsendur ( skv. 79. og 80. gr. OIL) verða lagðar til grundvallar.
Hafnar eða samþykkir lokaútgáfu útboðsgagna.
Annast samningstjórnun eftir að samningur kemst á og metur árangur samnings miðað við markmið.
Ef gera þarf breytingar á samningi á samningstíma þarf að meta skv. 90. gr. OIL hvort þær eru heimilar eða hvort þær eru svo umfangsmiklar að fara þarf í nýtt útboð.

Hlutverk Ríkiskaupa / eftir tilvikum viðkomandi innkaupadeildar

Útvegar verkefnisstjóra og stýrir verkefninu frá upphafi til enda.
Bendir á færar leiðir og ráðleggur um aðferðafræði/val á innkaupaferli, mögulegar hæfiskröfur og valforsendur.
Gerir formlega markaðskönnun ef þarf (Request for information - RFI) – til að afla upplýsinga um hvaða lausnir eru til á markaðnum.
Sér um forauglýsingar ef þörf er á.
Undirbýr verkefni í rafrænu útboðskerfi.
Lýkur við gerð útboðsgagna skv. kröfum 47. – 48. gr. OIL í samræmi við gæðaferil Ríkiskaupa
Sér um að útboðið sé auglýst með lögmætum hætti á utbodsvefur.is og í rafrænum viðbæti við stjórnartíðindi Evrópusambandsins (TED) skv. 55 og 56. gr. OIL.
Sér um framkvæmd í útboðskerfi þ.m.t. formlega móttöku og svörun fyrirspurna og athugasemda á tilboðstíma, opnun tilboða, gerð opnunarskýrslu og birtingu sbr. 65. gr. OIL, mat á tilboðum, tilkynningu um val tilboðs með lögmætum biðtíma og tilkynningu um töku tilboðs eftir lok biðtíma skv. 85. gr. 86. gr. OIL og að lokum þarf að birta tilkynningu um gerðan samning. Sjá reglugerð nr. 955/2016 um kröfur um upplýsingar sem koma eiga fram í auglýsingum
Aðstoðar ef innkaupaferlið er kært til kærunefndar útboðsmála eða önnur lögfræðileg álitaefni koma upp þar til samningur er gerður.
Ríkiskaup vinna skv. tíma- og verkefnisáætlun sem að jafnaði er gerð vegna tiltekins verkefnis og skv. gjaldskrá sem birt er í Stjórnartíðindum. Einstaka kaupendur sem eru með mörg útboð á ári gera sérstakan samning við Ríkiskaup um verkaskiptingu skv. 2. mgr. 100. gr. OIL sem getur verið með öðrum hætti en hér er talið.

Tæknilegur ráðgjafi

Við flókin tæknileg innkaup getur verið nauðsynlegt fyrir kaupanda að kaupa þjónustu tæknilegs ráðgjafa til að aðstoða við gerð tæknilýsingar sbr. 49. – 50. gr. OIL.
Hans hlutverk er þá að:

Aðstoða við gerð þarfagreiningu í samræmi við sérþekkingu á markaði.
Greina notkunarþarfir og áætlaða framtíðarnotkun.
Ráðleggja um áhættu með tilliti til þarfagreiningar.
Bera ábyrgð á tækni- eða þarfalýsingu útboðsgagna.

Tæknilegur ráðgjafi gæti valdið því að fyrirtæki hans verður vanhæft til að leggja fram tilboð því það gæti talist brot gegn jafnræði ef hans tilboð er tekið til mats. Sjá 46. gr. OIL.

Ráðlegt er að tæknilegur ráðgjafi undirriti trúnaðaryfirlýsingu.

Ráðgjöf tæknilegs ráðgjafa getur í sumum tilvikum verið svo umfangsmikil, að nauðsynlegt er að bjóða út hans þjónustu.