Innkaupaferlar

Almennt útboð

Tryggir sem mesta samkeppni þar sem allir geta tekið þátt og engum er hindruð þátttaka að því gefnu að fyrirtæki eigi yfirleitt rétt á að taka þátt í útboðum á Íslandi. Sjá 34. gr. OIL.  og 16. gr. OIL.

Tilboðsfrestir í almennu útboði:

Lokað útboð

Öll fyrirtæki geta sótt um að taka þátt en aðeins þau fyrirtæki sem kaupandi hefur valið á grundvelli hæfnismiðaðs vals geta lagt fram tilboð. Sjá. 35. gr. OIL

Tilboðsfrestir í lokuðu útboði:

Rammasamningar 

Eru gerðir að undangengnu almennu eða lokuðu útboði, oftast almennu. Útboðsskyldu hefur því verið fullnægt.

Kaupendur eru skuldbundnir til að skipta við rammasamningshafa um þau viðskipti sem samningurinn fjallar um, nema undantekningar séu sérstaklega orðaðar í útboðsgögnum og samningi.  Rammasamningur er samningur sem einn eða fleiri kaupendur gera við einn eða fleiri bjóðendur í þeim tilgangi að ákveða skilmála samninga sem gerðir verða á tilteknu tímabili.

Rammasamningar mega aðeins gilda í 4 ár en á því geta þó verið undantekningar, t.d. ef stofnkostnaður er mikill. Fjallað er um rammasamninga í 40. gr. OIL.  

• Um rammasamninga

Nýsköpunarsamstarf

Er innkaupaferli  sem er alltaf hægt að nota. Það er innkaupaferli sem fyrirtæki geta sótt um að taka þátt í og felur í sér að kaupandi stýrir viðræðum við þau fyrirtæki sem valin hafa verið til að taka þátt í ferlinu, með það að markmiði að þróa nýsköpunarvöru, -þjónustu eða -verk. Þetta innkaupaferli er sniðugt að velja þegar kaupandi þarf lausn sem ekki er til á markaðnum. Sjá 38. gr. OIL

• Um nýsköpun og opinber innkaup

Tilboðsfrestir í nýsköpunarsamstarfi:

Samkeppnisútboð og samkeppnisviðræður

Eru heimiluð , sjá 36. gr. OIL og 37. gr. OIL

a. Þegar ekki er hægt að mæta þörfum kaupanda án þess að aðlaga lausnir sem fyrir hendi eru.

b. Þegar innkaup fela í sér hönnun eða nýsköpun.

c. Þegar ekki er hægt að gera samning án undanfarandi samningsviðræðna vegna þess hversu flókinn, áhættusamur eða sérstakur samningur er. Samningur telst sérlega flókinn þegar ekki er mögulegt með hlutlægum hætti að skilgreina þau tæknilegu atriði sem fullnægt geta þörfum eða markmiðum kaupanda eða kaupandi getur ekki skilgreint lagalega eða fjárhagslega gerð framkvæmdar.

d. Þegar kaupandi getur ekki skilgreint tæknilýsingar af nægilegri nákvæmni með tilvísun til staðals, evrópska tæknimatsins, sameiginlegrar tækniforskriftar eða tækniviðmiðunar.

e. Þegar einungis berast ógild eða óaðgengileg tilboð, sbr. 82. gr. OIL í almennu eða lokuðu útboði. Við þær aðstæður þarf kaupandi ekki að birta almenna útboðsauglýsingu ef ferlið tekur til allra bjóðenda sem uppfylla forsendur fyrir hæfismiðuðu vali, sem settar eru fram í 68.–77. gr. OIL og lögðu fram tilboð í upphaflegu útboði, í samræmi við formlegar kröfur innkaupaferlisins.

Tilboðsfrestir í samkeppnisútboði og samkeppnisviðræðum:  

Samningskaup án undangenginnar útboðsauglýsingar

Eru heimil í algerum undantekningartilvikum sem tilgreind eru í 39. gr. OIL. Þær undantekningar sem taldar eru upp í greininni eru túlkaðar mjög þröngt því að meginreglan er að auglýsa fyrirhuguð innkaup og gefa kost á samkeppni.

Til að tryggja að samningskaup feli ekki í sér brot gegn 39. gr. OIL getur verið nauðsynlegt að kalla eftir upplýsingum frá markaðum með því að auglýsa (RFI – request for information) á TED (rafrænum viðbæti við stjórnartíðindi Evrópusambandsins) og birta tilkynningu um fyrirhuguð innkaup skv. b. lið 1. mgr. 116. gr. OIL.  Í slíkri tilkynningu kaupanda um að hann hyggist gera samning um innkaup skal gera grein fyrir kaupanda, efni samnings, fyrirhuguðum viðsemjanda og ástæðum þess að talið er heimilt að gera samning án undangenginnar útboðsauglýsingar. Auk þess skulu koma fram aðrar viðeigandi upplýsingar ef því er að skipta. Við birtingu tilkynninga skal fylgja reglum um birtingu almennra útboðsauglýsinga, sbr. 55. gr. OIL eftir því sem við á. Tilkynning skv. 116. gr. OIL er kölluð gegnsæistilkynning án skyldu (e. Voluntary Ex Ante Transparency Notice eða VEAT) og ef engar kærur berast innan tímamarka tilkynningarinnar þá ætti það að koma í veg fyrir að samningur verði gerður óvirkur skv. 115. gr. OIL ef talið er að öll skilyrði 39. gr. OIL hafi verið uppfyllt.

Kaupandi sem ákveður að fara þessa leið ber fulla ábyrgð á samningsgerðinni en Ríkiskaup geta aðstoðað við að birta framangreindar tilkynningar á TED.

Að lokinni samningsgerð er skylt að birta tilkynningu um samninginn á TED (award notice).