Þarfagreining

Með þarfagreiningu er þörfina fyrir innkaupin metin, stefna mótuð varðandi innkaupin og umboð tryggt til að halda áfram.

Hér eru leiðbeiningar  um hvaða spurningum þarf að svara áður en ráðist er í innkaup. Hversu vandlega það er gert í hverju tilviki fyrir sig er breytilegt eftir aðstæðum og flækjustigi innkaupanna.

1. Ná innkaup að uppfylla þörfina?
2. Hver er sú sérstaka áskorun sem þarf að leysa?
3. Hvaða tilgangi ættu innkaupin að ná? Eru mælanleg markmið?
4. Hverjar eru meginreglur eða viðmið fyrir innkaupin?
5. Eru allar þarfir undir í samningi eða er hægt að ná einhverju fram með eigin auðlindum? T.d. innkaup á sérfræðiþjónustu þar sem þarf að vinna verkefni í samráði við eigin sérfræðinga.
6. Hvaða stefnur eru í gildi varðandi innkaupin? Innkaupastefna, umhverfisstefna, jafnréttisstefna eða annað?
7. Hvaða viðmiðum ætti að fylgja varðandi umhverfisáhrif og félagsleg markmið? Er hætta á óeðlilega lágum tilboðum? Sjá 81. gr. OIL.
8. Eru rammasamningar í gildi? Hverjar eru reglur þeirra um kaup innan samnings, örútboð eða lágmarkskröfur? Hvaða lágmarksgæði þarf lausn að uppfylla?
9. Hvaða kröfur eru gerðar um rafræn viðskipti ?
10. Eru lausnir til á markaðnum eða er tækifæri til að þróað nýjar lausnir? Ef fyrirhugað er að þróa nýja lausn sem gæti nýst fleiri opinberum aðilum gæti verið að innkaupin séu undanskilin skv. o. lið 1. mgr. 11. gr. OIL.

Eftir þarfagreiningu ætti að liggja fyrir skýrt umboð til að halda áfram,  frá aðila sem hefur heimild til að skuldbinda opinbera aðilann.

Þörf á innkaupum getur t.d. komið upp vegna þess að:

• Samningstími um þjónustu eða vöru er að renna út.
  Ekki er heimilt að framlengja samninga ef slík framlengingarheimild var ekki í útboðsskilmálum vegna fyrri samnings.

  Sjá einnig 40. gr. laga um opinber fjármál sem takmarkar tímalengd rekstarsamninga.

• Breytingar á lögum eða stöðlum sem kalla á breytingar á rekstri og þjónustu. 

• Skipulagsbreytingar eða ný verkefni.

• Breytingar á fjárveitingum eða pólitísk stefnumótun.