Leiðbeiningar til kaupenda

Leiðbeiningar fjármála- og efngahagsráðuneytisins um opinber innkaup

Verðkönnun eða verðfyrirspurn? 

Algengt er að hugtökum sé ruglað saman þegar kemur að því annars vegar að kanna hvað vara kostar, t.d. innan rammasamnings þar sem einungis er samið um afsláttarkjör og hins vegar að gera formlega verðfyrirspurn vegna kaupa á vöru og/eða þjónustu undir viðmiðunarmörkum útboða.

Verðkönnun

Formleg fyrirspurn helst á rafrænu formi til seljenda hvort sem er innan rammasamninga (RS) eða utan um það hvað þeir hafa að bjóða og þá á hvaða verði.

Þessi háttur er stundum notaður þegar verið er að gera könnun á markaði í undirbúningi almennra útboða (undanfarandi markaðskönnun) eða fyrir innkaup undir innlendum viðmiðunarfjárhæðum hvort sem er innan RS eða utan í samræmi við 24. gr. laga um opinber innkaup. Sé verðkönnunin gerð innan RS, þá skal senda á alla seljendur í viðkomandi samningi, en sé hún utan RS skal senda á sem flesta helst a.m.k. 7 ef svo margir seljendur eru á markaði. Hér má ekki óska eftir tilboði, heldur t.d að kanna framboð, verð og afhendingatíma og engin skuldbinding um kaup. 

Ef óskað er eftir tilboði í verðkönnun innan RS, þá er hvorki um verðkönnun eða verðfyrirspurn að ræða, heldur örútboð og skal nota það heiti ef óskað er tilboða innan RS. Ósk um tilboð innan RS, þ.e. örútboð eru skuldbindandi kaup skv. ákvæðum þess RS, sem viðkomandi vara eða þjónusta nær yfir.

Verðfyrirspurn fyrir önnur kaup undir viðmiðunarmörkum utan RS

Þegar fyrirhuguð eru kaup á vöru eða þjónustu sem ekki er til í RS og um er ræða kaup undir viðmiðunarupphæðum og óskað er eftir tilboðum, þá skal senda formlega verðfyrirspurn helst á rafrænu formi til sem flestra söluaðila (helst a.m.k. 7 ef svo margir seljendur eru á markaði).

Slík kaup eru skuldbindandi og þarf að lýsa nákvæmlega hverju er leitast eftir og hvernig val tilboðs fer fram. Ef hafna á öllum tilboðum, þá þarf annaðhvort að vera til staðar að ekkert tilboð uppfylli útboðslýsingu eða öll tilboð séu yfir kostnaðaráætlun kaupanda, sem skal liggja fyrir við opnun tilboða og skal áskilnaður um höfnun hafa komið fram í verðfyrirspurn.

Gera þarf skýran greinarmun á því hvort óskað er eftir tilboðum í örútboði, hvort verið er að þreifa á verði og kjörum eða hvort verið sé að óska eftir tilboði í verðfyrirspurn á markaði. 

Til þæginda fyrir kaupendur í rammasamningum er fyrirspurnarhnappur við hvern rammasamningsflokk sem hægt er að nota til að senda einfalda verðkönnun, örútboð eða aðrar fyrirspurnir í tölvupósti á alla birgja innan viðkomandi samnings, en mikilvægt er að upplýsa mögulega bjóðendur nákvæmlega um það sem kaupandi fyrirhugar að gera hverju sinni.

Ríkiskaup hefur tekið saman sérstakt eyðublað fyrir verðfyrirspurnir.  Kaupendur eru hvattir til þess að kynna sér eyðublaðið og nota það þegar óskað er tilboða á vöru og þjónustu undir viðmiðunarmörkum utan rammasamninga.

Viðmiðunarupphæðir og tilboðsfrestir

Nánari skýringar

En hvaða úrræði hafa kaupendur til að kanna verð og framboð hjá seljendum og hvenær þarf að beita þeim? 

1.     VERÐKÖNNUN INNAN RAMMASAMNINGS

Flestir rammasamningar eru afsláttarsamningar þar sem boðið er upp á annars vegar bein kaup á umsömdum afsláttarkjörum og hins vegar innkaup í gegnum örútboð að uppfylltum ákveðnum skilyrðum.
Þegar vara eða  þjónusta er keypt án örútboðs innan rammasamnings þar sem fleiri en einn birgir selur sömu vöru eða þjónustu er oft nauðsynlegt og  góð vinnubrögð að gera verðkönnun innan rammasamnings til að fá fram þau verð sem aðilum að rammasamningum standa til boða skv. rammasamningum. Upplýsingar um afslætti er að finna á vef Ríkiskaupa en verðlistar og aðrar verðupplýsingar liggja oftar en ekki aðeins hjá hverjum birgja fyrir sig. 

 2.     ÖRÚTBOÐ INNAN RAMMASAMNINGS

Flestir rammasamningar bjóða einnig upp á örútboð innan rammasamnings. Stuttar leiðbeiningar um framkvæmd örútboða eru að finna við hvern rammasamningsflokk fyrir sig. 

Frekari leiðbeiningar vegna örútboða.

Kaupendur eru hvattir til að nota fyrirspurnarhnappinn á rammavefnum við hvern rammasamning fyrir ofangreind tilvik.

 3.     VERÐFYRIRSPURN FYRIR ÖNNUR KAUP UNDIR VIÐMIÐUNARMÖRKUM

Þegar keypt er vara eða þjónusta sem ekki er til í rammasamningum og um er að ræða kaup undir viðmiðunarmörkum skal engu að síður kanna verð hjá mögulegum bjóðendum eins og kostur er með formlegri verðfyrirspurn.

Kaupendur eru hvattir til þess að kynna sér sérstakt eyðublað fyrir verðfyrirspurnir.og nota það þegar kannað er verð á vöru og þjónustu undir viðmiðunarmörkum. 

 4.     ÚTBOÐ

Öll önnur innkaup á vöru, þjónustu eða framkvæmdum yfir viðmiðunarmörkum skal bjóða út. 
Viðmiðunarmörk eru 15.5 milljónir króna fyrir kaup á vöru og þjónustu, án vsk.  Í báðum tilvikum þ.e. fyrir vöru og þjónustu tekur fjárhæð til heildarsamnings. [Upphæðir sem tóku gildi 28.10.2016].